MAKALAH PENGELOLAAN INFORMASI

PENGELOLAAN INFORMASI INSTITUTIONAL REPOSITORY
MENGGUNAKAN APLIKASI OPEN SOURCE DSPACE
DI UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

Abstrak

Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui pengelolaan Informasi Intitutional Repository (IR) dengan menggunakan Open Source DSpace, dan untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan dari Sistem Open Source DSpace di Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia. Faktor-faktor apa sajakah yang menjadi pertimbangan pemilihan software open source Dspace tentu saja dengan melihat kekurangan dan kelebihan dari Software Open Source Dspace tersebut. Penulisan ini menggunakan metoda penelitian kualitatif dengan pengambilan data melalui observasi dan studi literatur. Dalam pengelolaannya Institutional Repositori yang biasa dikenal dengan IR Direktorat Perpustakaan UII sebelumnya menggunakan software yang dibangun sendiri kemudian beralih menggunakan software open source tentu saja ada langkah-langkah yang harus ditempuh untuk mengantisipasi beberapa resiko pemilihan software open source tersebut. Beberapa hal yang dilakukan adalah : dengan mengadakan pelatihan terhadap SDM mengenai pemanfaatan source code dari software open source Dspace, memberikan pelatihan terhadap SDM untuk dapat mengeksplorasi software tersebut, mengikuti perkembangan software open source Dspace, mempunyai improve terhadap keperluan pengembangannya melalui sosial media dan harus punya backup data. Dalam pemilihan software Dspace tentunya berpihak kepada kebutuhan dari institusi itu sendiri. Kemampuan Sumber Daya manusia dan juga ketersediaan sarana prasarana menjadi kunci penentu pemilihan software Intitusional Repository Dspace tersebut. Untuk saat ini software Open Source Dspace dianggap oleh UII sebagai software yang paling dapat mengakomodasi kebutuhan yang diinginkan oleh UII.

Kata kunci : Pengelolaan Informasi, Institutional Repository, Aplikasi DSpace, Open Source

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 latar Belakang

Dalam pengembangan koleksinya, Perguruan Tinggi dituntut untuk mengembangkan koleksi karya ilmiahnya melalui Intitutional Repository (IR). Institutional Repository merujuk kesebuah kegiatan untuk mengumpulkan menjadi satu, mendokumentasikan koleksi digital yang merupakan hasil karya ilmiah baik berupa skripsi, tesis, disertasi, dll.

Pada topik ini, memberikan penekanan pada konsep “institutional” atau kelembagaan dikarenakan untuk menunjukkan bahwa materi digital yang dihimpun memiliki keterkaitan erat dengan lembaga penciptanya.[1] Khusus istilah Institutional repository (IR) berkembang seiring munculnya istilah perpustakaan digital pada awal tahun 1990-an yang merujuk pada kegiatan menghimpun dan melestarikan koleksi digital yang merupakan hasil karya intelektual dari sebuah komunitas tertentu. Program atau perangkat lunak yang menghimpun database untuk pertama kali oleh e-print yang dikembangkan oleh Universitas Southampton di Inggris. Dengan e-print, beberapa Universitas di Inggris mulai mengembangkan sebuah sistem terbuka yang mengandalkan inisiatif para ilmuwan untuk secara pribadi menempatkan karya-karya mereka di IR (Simpanan Kelembagaan), kegiatan tersebut kemudian dikenal dengan istilah “Self-archiving”. (Yanto, 2013:6)

Institutional Repository dalam kaitannya dengan kegiatan menghimpun dan melestarikan koleksi digital sebuah lembaga harus benar-benar dikelola dengan baik, matang dan terencana. Mengingat kebutuhan informasi dari para pemustaka semakin hari semakin terus meningkat. Untuk mengatasi hal tersebut, maka perpustakaan harus memikirkan penambahan bahan informasi alternatif. Salah satu bahan informasi alternatif tersebut adalah bahan pustaka kelabu (greyliterature). Pada Perguruan Tinggi, grey literature adalah karya ilmiah umumnya berupa kertas karya, skripsi, tesis, disertasi dan laporan penelitian serta publikasi. Setiap institusi/lembaga di Indonesia boleh membangun dan mengembangkan system repositori, namun hal terpenting adalah bersinergi untuk mengintegrasikan akses informasi digital antar-lembaga dan meningkatkan kualitas hasil karya/publikasi ilmiah nasional. Lebih luas lagi repositori berkontribusi meningkatkan webometrik repositori lembaga di database.

Sejak kira-kira tahun 2017 Universitas Islam Indonesia secara resmi menngunakan sistem open source Dspace atas rekomendasi dari Wakil Rektor I. Memang untuk mmenjadi universitas riset tentu tidak hanya dengan meningkatkan kuantitas penelitian saja tapi perlu juga untuk meningkatkan mutu penelitian itu sendiri. Penelitian yang baik dan bermutu bisa terwujud apabila ada gfaktor pendukung yaitu salah satunya sumber informasi atau bahan pustaka yang diperlukan untuk penelitian tersedia dengan jumlah yang memadai.

Perguruan Tinggi dalam mengembangkan repository menggunakan software open source dengan beberapa pilihan.

Software Plat Form paling banyak diminati menurut data DOAR per tanggal 20 Oktober 2018 adalah software open source Dspace, yang dapat di download bebas dengan alamat nya adalah http://www.dspace.org/ Tentunya disetiap Software open source ada sisi kelemahan dan kelebihannya. Pada makalah ini akan dibahas mengenai penggunaan software Dspace dalam pengelolaan Intitutional Research. Software Open Source Dspace adalah aplikasi perpustakaan digital berbasis free software yang dikembangakan pada tahun 2002 dengan kerja sama antara Massachusetts Institute of Technology (MIT) Libraries dan Hawlett-Packard (HP) dengan rilis software pertama versi 1.0. Proyek ini bermula pada tahun 2000, HP memberikan dana sebesar 1,8 milliar dolar selama 2 tahun untuk membangun arsip digital untuk MIT yang telah mengelola 10.000 artikel yang dihasilkan setiap bulan oleh pengarang di MIT. Selanjutnya pada tahun 2007, terbentuklah Dspace foundation sebagai organisasi non-profit untuk memberikan dukungan kepada komunitas-komunitas yang mucul dari intitusi-institusi yang menggunakan aplikasi Dspace

Dspace merupakan aplikasi open source dengan lisensi BSD (Berkeley Software Distribution) yang dikembangkan dengan tujuan untuk digunakan dalam mengelola content digital atau digital repository. Dalam hal ini yang dimaksud dengan mengelola content digital adalah mengumpulkan, mengatur, mengindeks, dan mendistribusikan koleksi digital. Dspace mendukung OAI-PMH (Open Archives Initiative-Protocol for Metadata Harvesting) sehingga dapat digunakan untuk menyimpan dan memungkinkan untuk dapat diakses secara terbuka. Standar metadata yang digunakan pada Dspace adalah dublin core sehingga dapat digunakan untuk pertukaran metadata secara otomatis. Selain itu, aplikasi ini juga dapat digunakan untuk mengelola berbagai macam konten digital seperti teks, gambar, gambar bergerak, MPEG, dan perangkat data.

Dspace membutuhkan beberapa progam atau aplikasi tambahan untuk menjalankan aplikasi ini. Progam tambahan itu adalah Oracle Java JDK (Java Development Kit), Apache Maven 2.2.x (Java build tool), Apache Ant 1.7 or later (Java build tool), Servlet Engine: (Apache Tomcat 5.5 or 6, Jetty, Caucho Resin or equivalent) dan PostgreSQL / Oracle Database. Oracle Java JDK digunakan untuk bahasa pemrogaman pada Dspace yang membuat coding menjadi lebih mudah dan rapi. Sedangkan Apache Maven dan Apache Ant digunakan untuk merakit aplikasi

Dspace yang membuat kustomisasi tampilan Dspace menjadi lebih fleksibel untuk disesuaikan dengan keinginan atau kebutuhan pengguna. Lalu Seylet Engine tomcat digunakan untuk menjanalakn Dpace sebagai pengguna dan Jetty atau Caucho Resin digunakan untuk konfigurasi dalam pengkodean UTF-8 secara default. Persoalan kemudian Universitas Islam Indonesia baru saja menegalihkan sistemnya ke aplikasi yang saat ini sedang banyak dipakai yaitu DSpace. Pernyataan tersebut pasti menjadi sebuah tantangan bagi UII sendiri bagaimana menyesuaikan menggunakan aplikasi tersebut dan menjadi sebuah penilaian bagi yang meneliti serta hasil dari penelitian dapat menjadi evaluasi bagi UII sendiri.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana pengelolaan Informasi Intitutional Repository (IR) dengan menggunakan Open Source DSpace di Universitas Islam Indonesia?

2. Faktor-faktor yang menjadi pertimbangan pemilihan Software Open Source DSpace dalam pengelolaan Informasi Institutional Repository (IR) di Universitas Islam Indonesia?

1.3 Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui pengelolaan Informasi Intitutional Repository (IR) dengan menggunakan Open Source DSpace di Universitas Islam Indonesia

2. Untuk mengetahui faktor-faktor termasuk kelebihan dan kelemahan Sistem Open Source DSpace dalam pengelolaan Informasi Institutional Repository (IR) di Universitas Islam Indonesia

1.4 Manfaat Penelitian

1. Dapat mengetahui pengelolaan Informasi Intitutional Repository (IR) dengan menggunakan Open Source DSpace di Universitas Islam Indonesia

2. Dapat mengetahui faktor-faktor termasuk kelemahan dan kelebihan Sistem Open Source DSpace dalam pengelolaan Informasi Institutional Repository (IR) di Universitas Islam Indonesia maka akan lebih dipersiapkan antisipasi atas resiko yang akan terjadi.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengelolaan Informasi

Communication Management Plan atau yang disebut Pengelolaan Informasi adalah suatu proses yang diambil pada tahap manajemen dalam sebuah organisasi, sebelum organisasi tersebut memutuskan dalam bentuk komunikasi apa yang baik untuk dilakukan.

Pengertian dari informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang berguna untuk membuat keputusan yang tepat.[2] Informasi sangat berguna dalam membuat keputusan karena informasi dapat menambah pengetahuan atau sebaliknya mengurangi ketidakpastian dan informasi menjadi sangat penting karena bagi para pengelola dapat mengetahui kondisi secara obyektif pengetahuan tersebut. Informasi tersebut merupakan hasil dari pengolahan data maupun fakta yang dikumpulkan dengan metode atau cara-cara tertentu. Dan informasi dapat diidentifikasikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerima atau pengelola yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan.[3]

Sebuah organisasi atau instansi pasti mempunyai suatu rencana yang menjadi satu-satunya alat yang dapat memperbaiki kinerja alur informasi dan saat disadari bahwa informasi yang ada tidak bisa didapatkan tepat pada waktunya. Informasi dari hasil pemrosesan dan pengorganisasian dari sekelompok data yang mempunyai sebuah nilai pengetahuan bagi penerimanya untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan. Dari sebuah data yang diolah dan kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi menjadi bentuk kesatuan obyek seperti informasi tempat, benda, dan informasi data seseorang yang betul-betul terjadi.

Setelah berbagai informasi didapatkan, maka langkah selanjutnya adalah memilah informasi tersebut dan mengambil informasi yang dianggap actual, terpercaya, akurat dan up to date. Sehingga informasi yang kurang penting dan tidak dibutuhkan dapat disisihkan. Jadi, pengolahan dapat diambil beberapa tahap yaitu : pengumpulan data (mencari informasi); memilah informasi; menyimpan informasi; mengambil kembali untuk diolah menjadi informasi yang baru; dan mempresentasikannya dan membagikan informasi tersebut kepada khalayak.

2.2 Pengertian Institutional Repository

Repositori institusi yang biasa dikenal dengan IR pasti sudah umum bagi pengelola perpustakaan perguruan tinggi. Langkah startegis yang diambil universitas dengan mempertahankan relevansinya dalam masyarakat yang berbasis teknologi informasi yaitu Institutional Repository. Repository dapat menjadi bagian dari sistem penerbitan dan publikasi bersifat open access yang dihasilkan sivitas akademik seperti skripsi, tesis, disertasi, karya dosen, prosiding, bahan ajar dan lain-lain.

Kata repository (simpanan) sama populernya dengan kata akses, hal tersebut menunjukkan betapa konsep perpustakaan digital merupakan keberlanjutan tradisi yang sudah mengakar dalam kepustakawan (librarianship) secara universal. Sedangkan istilah Institutional Repository (IR) merujuk sebuah kegiatan menghimpun dan melestarikan koleksi digital yang merupakan hasil karya intelektual dari sebuah komunitas tertentu. Penekanan yang diberikan pada konsep “institutional” atau kelembagaan adalah untuk menunjukkan bahwa materi digital yang dihimpun memiliki keterkaitan erat sekali dengan Lembaga penciptanya.[4]

Institutional Repository menjadi bagian dari sistem penerbitan dan publikasi universitas yang bersifat terbuka bagi sivitas akademika. Repositori merupakan tempat pertama bagi penulis untuk menampilkan karya dan profil yang memiliki mafaat pada instansi mereka, dan ke seluruh dunia secara luas.[5]

Upaya untuk menampilkan karya yang dihasilkan oleh sivitas akademik sebenarnya termasuk cara untuk membuka akses bagi pihak luar agar dapat juga memanfaatkan karya sebagai pengembangan ilmu pengetahuan mereka.

Kegiatan open access dalam beberapa tahun terakhir sangat meningkat sejalan dengan perkembangan dari ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang memudahkan akses pencarian. Ketersediaaan informasi ilmiah yang dikemas dalam bentuk artikel dipublikasi secara komersial mulai bersaing dengan jurnal open access tersebut. Salah satu pilihan yang sering digunakan untuk akses terbuka karya ilmiah pada sebuah instansi dengan menempatkan pada digital repository yang disediakan baik secara kelembagaan (institutional repository) atau berdasarkan sbjek/ilmu pengetahuan (subject-based repository).

Beberapa keuntungan ketika sebuah institutional repository menerapkan sistem open acesss.[6] Yaitu pertama, menyediakan sistem yang terintegrasi sehingga memudahkan akses dan memfasilitasi pertukaran ilmu pengetahuan dan yang kedua menjadikan karya ilmiah dapat diakses seluruh pengguna di dunia. Hal ini merupakan langkah strategi yang meningkatkan jumlah sitasi dan reputasi institusi.

2.3 Pengertian Open Source dan Open Access

2.3.1 Pengertian Open Source

Open Source (sistem terbuka) adalah sistem pengembangan yang tidak diolah oleh suatu lembaga atau individu, akan tetapi oleh pelaku yang bekerja sama dalam memanfaatkan kode sumber yang besar dan tersedia bebas dengan menggunakan akses internet.

Setiap orang dapat menggunakan suatu program yang berlabel open source secara gratis. Bahkan jika program tersebut masih terasa kurang dan memerlukan fitur tambahan, maka siapapun yang menggunakannya dapat memodifikasi serta ikut berkontribusi membuat program tersebut menjadi lebih baik lagi. Jadi sebuah sistem operasi maupun perangkat lunak yang menggunakan lisensi open source pastinya selalu membebaskan pengguna atau pengelolanya berkreasi agar lebih baik lagi tanpa adanya intervensi untuk mengubah, mengutak-atik sesuka hati, atau menambah bagian dari program open source yang memiliki kesalahan, akan tetapi pengelola tersebut harus bertanggung jawab dan tidak asal-asalan dalam melakukan modifikasi sistem tersebut.

Berikut beberapa kelebihan Open Source, diantara lain yaitu :

1) Penggunaan yang bebas

Dalam mengembangkan sistem pengguna sistem dapat dengan bebas mempelajari kode sumber dari suatu perangkat lunak. aplikasi open source juga membebaskan penggunanya untuk berkreasi sebebasnya sama halnya memahami kode sumbernya. Open source sangat membebaskan dalam modifikasi, mendistribusi, serta mengedit ulang dan lain sebagainya.

2) Legal (tidak melanggar hak cipta)

Jika memakai perangkat lunak yang berlisensi open source kemudian memodifikasi dan mendistribusi maka sah-sah saja atau legal.

3) Tidak bajakan

Semua pengguna bebas menggunakan dan memodifikasi aplikasi open source. Artinya tidak ada yang bajakan, semua asli dan dapat dimodifikasi secara gratis.

Sedangkan terdapat pula kekurangan dalam penggunaan aplikasi open source, meski gratis dan dapat dimodifikasi secara bebas, nyatanya perangkat lunak yang berlisensi open source mempunyai sedikit kekurangan, berikut salah satu kekurangan perangkat lunak, yaitu :

1) Tanpa dukungan dana dan dukungan dalam pemasaran

Biasanya perangkat lunak yang berbayar pasti memiliki perusahaan, yang pasti juga memiliki dukungan dana dari perusahaan. Lain jika menggunakan aplikasi open source, mereka tidak memiliki bantuan dukungan dana, apalagi dukungan pemasaran.

2.3.2 Pengertian Open Access

Open accesss yang diterjemahkan sebagai akses bebas merupakan istilah yang terkait pada pemakaian teknologi digital dan akses ke sumber informasi ilmiah dalam bentuk digital. Media internet dan pembuatan artikel jurnal secara digital telah memungkinkan perluasan dan kemudahan akses dan kenyataan inilah yang melahirkan Open Access (OA), istilah ini tepatnya disebut gerakan OA (Open Access Movement).[7]

Istilah open access merujuk pada inisiatif yang menghadirkan sebuah pola komunikasi ilmiah yang dapat mendukung penyebaran ilmu pengetahuan secara efektif dan efesien. Sadar akan perlunya OA bermula dari kondisi yang dirasakan bersama oleh masyarakat terutama bidang akademisi tentang kenaikan harga langganan jurnal yang luar biasa. Di negara maju bahkan membatalkan berlanggan pada jurnal online sedangkan di negara berkembang banyak perpustakaan perguruan tinggi yang belum atau tidak mampu melanggannya. Keuntungan dari open access yang utama adalah meningkatkan asset, penelitian dan sumber belajar yang beragam serta berkualitas.

Open Access juga merupakan cara menghilangkan atau mengurangi aspek komersial dari nilai ekonomi sautu informasi. Dengan akses terbuka tersebut diharapkan karya digital berupa jurnal elektronik yang disediakan dapat digunakan oleh masyarakat secara Cuma-Cuma melalui teknologi informasi. Kemudahan dan keluasan akses terhadap informasi yang gratis atau tanpa bayar cashditerbitkan secara elektronik melalui jaringan internet tanpa hambatan atau larangan dari pihak tertentu.

Open Acces atau akses bebas selalu berkaitan dengan dua hal pertama keberadaan teknologi digital dan kedua akses artikel jurnal ilmiah dalam bentuk elektronik atau digital. Ketersediaan akses internet akan memudahkan akses jurnal dan gratis (free of change) serta terbatas dari semua ikatan atau hak cipta dan lisensi, artinya perpustakaan dapat mendistribusikan sebuah pengetahuan ilmiah yang dilahirkan Lembaga khusus untuk membentuk sebuah institutional repository dengan memberikan akses bebas kepada siapapun dan dimanapun sesuai dengan kebijakan yang dimiliki masing-masing perpustakaan.[8]

Terdapat sebuah laporan yang disusun oleh Archambault, Caruso, and Nicol (2014) memaparkan berbagai hasil studi terkait dengan kekuatan dan kelemahan OA yang dilaporkan adalah :

1. Kurangnya kesiagaan terhadap OA

Pendukung OA kelihatannya masih kurang berhasil menyakinkan para ilmuwan dan peneliti akan pentingnya OA. Beberapa hasil survey jelas menunjukkan bahwa tingkat kesiagaan dan pengetahuan peneliti mengenai OA masih terhitung rendah. Kesiagaan ini penting karena berdampak secara langsung pada jumlah deposit yang masuk di repositoria tau jurnal OA.

2. Kualitas Artikel OA

Berkaitan dengan tidak adanya proses peer review ataupun jika ada pelaksanaannya dianggap seadanya, terutama untuk artikel jurnal ilmiah yang diunggah di repositori. Beberapa model peer review telah dicoba. Seperti contoh open peer review atau ResearchGate yang dimana penulis mengetahui orang yang mereview artikelnya.

3. Prestis

Jurnal OA dianggap kurang mempunyai prestis disbanding jurnal komersial. Tentu saja hal ini terjadi karena jurnal komersial yang telah lama malang melintang di dunia penerbitan hingga memiliki reputasi, bahkan penerbitannya telah menciptakan sistem metrik yang diadopsi oleh perguruan tinggi, pemerintah, perguruan tinggi, dan para ilmuwan sebagai standar kualitas jurnal serta penilaian hasil penelitian.

4. Penerbit Pemangsa

Dampak yang terdapat dari model pembiayaan ‘gold’ OA yang mewajibkan penulis membayar biaya penerbitan artikel, Article Processing Cost (APC), telah membuka peluang munculnya biasa disebut penerbit pemangsa. OA telah diekploitasi oleh penerbit pemangsa untuk mendapatkan keuntungan dari penulis yang kurang berpengalaman dengan menciptakan jurnal yang berkualitas rendah. Sesungguhnya hal seperti ini juga telah lama menjadi masalah dalam dunia penerbitan ilmiah. Penerbitan seperti ini biasa disebut ‘Vanity Publishing’.

5. Hak Cipta

Richard Poynder, 2017 dalam artikelnya menganggap persoalan ini sebagai masalah besar yang diremehkan oleh para pendukung OA. Model dari perlindungan hak cipta yang jadi pilihan pendukung OA, yaitu Creative Commons, kelihatannya tidak dapat melindungi para penulis secara maksimal dari pihak lain yang ingin menarik keuntungan dari karya mereka. Persoalan hak cipta disebabkan karena tidak adanya kesepakatan diantara berbagai pihak mengenai definisi OA sendiri.

6. Pembayaran Bagi Penulis

Pembebanan biaya pengolahan karya ilmiah bagi penulis tentu saja memberatkan terutama bagi mereka yang berasal dari negara berkembang yang dimana dana riset tidak mudah didapatkan dan jumlahnya tidak sebesar di negara maju.

2.4 Pengertian DSpace

DSpace singkatan dari DuraSpace adalah perangkat lunak sesuai untuk keperluan akademis, organisasi non-profit maupun kepentingan organisasi komersial yang membangun repository. Sebuah aplikasi open source yang cukup lengkap dan memungkinkan untuk dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan lembaga, mampu mengkoordinir seluruh jenis konten digital termasuk teks, gambar, video, mpegs, dan data sets seperti yang dijelaskan dalam website DSpace “DSpace is the software of choice for academic, non-profit, and commercial organizations building open digital repositories. It is free and easy to install “out of the box” and completely customizable to fit the needs of any organization. DSpace perserves and enables easy and open access to all types of digital content incuilding text, images, moving images, mpegs and data sets. And with an ever-growing community of developers, commited to continuously expanding and improving the software, each DSpace installation benefits from the next.

DSpace digunakan untuk pengelolaan konten digital termasuk mengumpulkan, mengelola, mengindeks dan mendistribusikannya. DSpace dapat diperoleh secara gratis melalui dspace.org. program ini mudah diinstal dan digunakan serta dikustomisasi sesuai kebutuhan pengguna.

DSpace memiliki banyak fitur dan keunggulan seperti: statistic, standar metadata Dublin Core, mendukung OAI-PMH yang dapat digunakan unutk pertukaran metadata secara otomatis, pengguna DSpace juga tersebar hamper di seluruh dunia dengan komunitas pengguna yang cukup besar sehingga memungkinkan dilakukannya berbagi atau sharing informasi sesame komunitas terutama dalam hal penggunaan maupun update sistem.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Kelebihan dan kelemahan Software Open Source Dspace

Perpustakaan Universitas Islam Indonesia dalam mengelola informasi Institutional Repository nya menggunakan open source Dspace. Sebelumnya Perpustakaan Universitas Islam Indonesia membangun sendiri sistem untuk pengelolaan IR dengan alamat web: karya.uii.ac.id, sekitar tahun 2017 atas rekomendasi dari Wakil Rektor I beralih menggunakan sistem open source Dspace. Pemilihan software untuk membangun Institutional Repository (IR), perpustakaan Universitas Islam Indonesia disesuaikan dengan kebutuhan dan ketersediaan sumber daya, baik sumber daya manusia maupun sumber daya sarana dan prasarana. Dalam pemilihan sistem open source tentunya banyak pilihan yang disajikan, seperti Eprint, Dspace, Islandora, WEKO, dll. Adapun beberapa hal yang menjadi pertimbangan Perpustakaan UII dalam memilih Dspace antara lain :

1. Fitur dan dukungan

2. Berapa banyak pemakai Dspace

3. Daftar service profider

4. Fitur, terdapat fitur versioning of data (mencakup riwayat sebuah data, perubahan, penggantian, semuanya dapat direkam)

5. Mudah dalam melakukan penyimpanan

6. Nama Besar Pembangun Software yaitu dari Massachusetts Institute of Technology (MIT) Libraries dan Hawlett-Packard (HP)

7. Isu hak cipta yang membuat orang memilih aman

8. Dapat dibandingkan kualitas layanannya dengan software berbayar.

Software yang digunakan adalah open source, ada beberapa keuntungan dan kelemahan dalam menggunakan software open source. Open source adalah software yang menyediakan akses terbuka, yang dibuka adalah sumber kodenya, sehingga orang bisa dengan leluasa menggunakan dan memanfaatkan software tersebut. Tentu saja dengan open source ini, dapat juga diketahui kelemahan-kelemahan dari software tersebut. Keuntungan yang langsung bisa didapat adalah software tersebut gratis.

Beberapa keuntungan dan kelemahan dalam penggunaan software open source DSpace antara lain [9] :

1. Lisensi gratis, hemat biaya, hemat devisa, hemat waktu

2. Jumlah user tak terbatas

3. Aplikasi dapat digandakan

4. Kode sumber program

5. Terbuka, isinya dapat dilihat, dipelajari, dimodifikasi

6. Mengurangi Tingkat pembajakan

7. Open Source memungkinkan kita untuk mengembangkan software tersebut, sehingga menjadi kreatif.

Kelemahan Software Open Source DSpace[10] :

1. Apabila ketersediaan SDM di Intitusi anda kurang bisa memanfaatkan ketersediaan source code software open maka manfaatnya software tersebut menjadi sangat terbatas.

2. Software open source tidak memberikan proteksi HAKI , meski kebanyakan orang menganggap bahwa open source perlu dijaga kerahasiaannya

3. Untuk beberapa platform, tidak ada garansi limitasi modifikasi oleh orang-orang tertentu yang telah mengembangkannya.

4. Kita akan sangat kesulitan memantau status dari software tersebut, terus dikembangkan atau stagnan hanya sampai disitu.

5. Tidak ada garansi sejauh mana software itu dapat dikembangkan

6. Limitasi modifikasi oleh orang – orang tertentu yang membuat atau memodifikasi sebelumnya.

7. Dapat menimbulkan resiko kurangnya diferensiasi antara satu software dengan yang lain, apabila kebetulan menggunakan beberapa Open Source yang sama.

Apabila dibuat dalam suatu tabel untuk memudahkan dalam melihat kelebihan dari sistem open source Dspace,[11] maka dapat dilihat dari tabel sebagai berikut :

1. Dilihat dari Infrastrukturnya

Tabel 1 Kelebihan Software Open Source Dspace

Dilihat dari	Software	Dspace
1. Infrastrukturnya	Hosted	Ya
	Instalasi Lokal	Ya
	Dukungan Komunitas	Ya
	Dublicore metadata	Ya
	Open source	Ya
	Konfigurasi admin	Ya
2. Tampilannya	Desain Tampilan	Ya
2. Tampilannya	Desain Tampilan dapat disesuaikan	Ya
3. Pengawasan dan Kontrol Koleksi	Open access	Ya
	Kontrol Akses	IP, user dan domain
	Standar Tipe File (PDF, RTF, DOC, dll)	Ya
	PDF Viewer	Tersedia
	Creative Commor License	Ya
4. Temu Kembali Informasi	Terinterasi dengan Search Engine	Ya
4. Temu Kembali Informasi	Penelusuran Lanjutan detail	Ya
	Fulltext indexing	Ya
	Opsi penelusuran	Kategori, subyek, judul, tahun, pengarang, tipe koleksi
	Terindeks di google scholar	Ya
	Ekpor sitasi	CoinS
5. Perangkat Publikasi	Alur publikasi yang fleksibel	Terbatas
5. Perangkat Publikasi	Impor data	Ya, impor bibliografi
6. Pelaporan	Pengelolaan (Editor)	Dapat ditambahkan
	File yang diunduh	Ya
	Integrasi Google Analytics	Dapat ditambahkan
7. Fitur Multimedia	Streaming	Dapat ditambahkan
	Gambar	Ya
	Slideshow	Dapat ditambahkan
	Audio	Ya
	Video	Ya
8. Fitur Media Sosial	Share	Dapat ditambahkan
	RSS	Ya
	Bookmark	Ya
	Simpan Hasil Penelusuran	Ya
9. Interoperabilitas	OAI-PMH	Ya
10. Otentifikasi	LDAP	Ya
10. Otentifikasi	Sistem Akun	Ya
11.Preservasi	Back Up	Ya, semua paket arsip
12.	Perangkat format migrasi	Dapat diatur sesuai kebutuhan
13.	LOCKSS	Dapat ditambahkan

3.2 Kelemahan Software Open Source Dspace

Dari tabel-tabel diatas sebagai pertimbangan dari Perpustakaan Universitas Islam Indonesia dalam pemilihan software Dspace dalam pengelolaan informasinya. Pemilihan juga tentunya berpihak kepada kebutuhan dari institusi itu sendiri. Kemampuan Sumber Daya manusia dan juga Ketersediaan Sarana prasarana menjadi kunci penentu pemilihan software Intitusional Repository Dspace tersebut. Kelemahan dari software Dspace juga dapat dilihat dari tabel sebagai berikut :

Tabel 2 Kelemahan Software Open Source Dspace

Software	Dspace
Kontrol Akses	IP, user dan domain
PDF Viewer	Tersedia
Opsi penelusuran	Kategori, subyek, judul, tahun, pengarang, tipe koleksi
Ekpor sitasi	CoinS
Alur publikasi yang fleksibel	Terbatas
Impor data	Ya, impor bilbiogafi
Streaming	Dapat ditambahkan
Bookmark	Tidak
Simpan Hasil Penelusuan	Tidak
Back Up	Ya, semua paket arsip
Perangkat format migrasi	Dapat diatur sesuai kebutuhan
LOCKSS	Dapat ditambahkan

Dari tabel diatas dapat kita lihat beberapa kelebihan dan kelemahan dari sistem open source Dspace dan beberapa fitur yang ada di Dspace dibutuhkan untuk kebutuhan untuk saat ini, sehingga hal inilah yang menjadikan pemilihan Software open source Dspace di Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia dalam pengelolaan Intitutional Repository.

Dalam mengantisipasi resiko penggunaan software open source Dspace, Direktorat Perpustakaan UII telah mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :

1. Mengadakan pelatihan terhadap SDM mengenai pemanfaatan source code dari software open source IR

2. Memberikan pelatihan terhadap SDM untuk dapat mengeksplorasi dari software tersebut

3. Karena kita kesulitan memantau apakah software tersebut terus dikembangkan atau stagnan, maka kita harus mengikuti perkembangan zaman, sehingga apabila software tersebut telah out off date, maka data tetap bisa dipindahkan.

4. Karena tidak ada garansi bahwa software tersebut dapat dikembangkan, maka harus mempunyai improve terhadap kepeluan pengembangannya melalui sosial media seperti : Instagram, tweeter, Facebook, dsb.

5. Harus punya backup data sehingga apabila server rusak, atau software ada gangguan dsb maka backup data dapat mengatasi hal tersebut.

6. Mengikuti perkembangan software open source Dspace apabila ada upgrade software, dsb

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Institusional Repository adalah kumpulan dari karya ilmiah yang mencakup skripsi, Thesis, Tugas Akhir, Prosiding, dll. Dimana pada saat sekarang ini Perpustakaan Universitas Islam Indonesia dalam pengelolaan Intitutional Repositorynya menggunakan software open source Dspace. Ada beberapa kelebihan dari Sistem Open Source Dspace dalam pengelolaanya sebagai pertimbangan pemilihan software tersebut. Kelebihan dari Dspace tersebut antara lain dapat mengakomodasi kebutuhan saat ini di Direktorat Perpustakaan UII, yaitu dapat dilihat dari Tabel 1 mengenai kelebihan penggunaan software Open Source Dspace. Sedangkan beberapa kelemahan dalam penggunaan software open source Dspace telah diantisipasi dengan beberapa langkah yang dilakukan antara lain sebagai berikut :

1. Mengadakan pelatihan terhadap SDM mengenai pemanfaatan source code dari software open source IR

2. Memberikan pelatihan terhadap SDM untuk dapat mengeksplorasi dari software tersebut

4. Karena tidak ada garansi bahwa software tersebut dapat dikembangkan, maka harus mempunyai improve terhadap kepeluan pengembangannya melalui sosial media seperti : Instagram, tweeter, Facebook, dsb.

5. Harus punya backup data sehingga apabila server rusak, atau software ada gangguan dsb maka backup data dapat mengatasi hal tersebut.

6. Mengikuti perkembangan software open source Dspace apabila ada upgrade software, dsb

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar , George H. dan Hopwood, William S. 2000 Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu. Jakarta : Salemba Empat

Ida Farida et al, 2016, “A Conceptual Model of Open Access Institutional Repository Academic Libraries : Viewed from Knowledge Management Perspective” Library Management, Vol 36 Issue: ½ pp.168-181

Jean-Gabriel Bankier and Irene Perciali, “The Intitutional Repository Rediscovered: What Can a University Do for Open Access Publishing”, dalam Serial Review, 34 (1), March 2008

Jogiyanto, HM. 1999. Analisis dan Desain Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset

Krishnamurthy M, “Open access, open source and digital libraries: A current trend in university libraries around the world.”Voll 42 Issue 1, 2008

Madalli, Devika P, Sunita Barve, Saiful Amin. “Digital Preservation in Open-Source Digital Library Software.” The Journal of Academic Librarianship.vol.38. Issue.3 .May 2012

Putu Laxman Pendit.2008 Perpustakaan Digital dari A sampai Z. Jakarta : Cita Karyakarsa Mandiri

Schweik, Charles M, Robert C English. Internet Success A Study of Open Source Software Commons, London : The MIT Press, 2012

Supriyanto, Wahyu, Ahmad Muhsin. Teknologi Informasi Perpustakaan.Yogyakarta : Kanisius, 2008

[1] Putu Laxman Pendit. Perpustakaan Digitan dari A sampai Z (Jakarta : Cita Karyakarsa Mandiri, 2008) , 137

[2] . Bodnar , George H. dan Hopwood, William S. Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu. (Jakarta : Salemba Empat, 2000) , 1

[3] Jogiyanto, HM. Analisis dan Desain Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. (Yogyakarta : Andi Offset, 1999) hlm692

[4] Putu Laxman Pendit. Perpustakaan Digitan dari A sampai Z. (Jakarta : Cita Karyakars Mandiri, 2008), 138

[5] Jean-Gabriel Bankier and Irene Perciali, “The Intitutional Repository Rediscovered: What Can a University Do for Open Access Publishing”, dalam Serial Review, 34 (1), March 2008

[6] Ida Farida et al, 2016, “A Conceptual Model of Open Access Institutional Repository Academic Libraries : Viewed from Knowledge Management Perspective” Library Management, Vol 36 Issue: ½ .168-181

[7] Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital dari A …… hlm 192

[8] Putu Laxman Pendit dalam Ratna Dwi Astuti, 2015, Implementasi kebijakan Open Access karya ilmiah Institutional Repository perpustakaan perguruan Tinggi, Skripsi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

[9] http://naufalimtinan.blogspot.com/2014/08/kelebihan-dan-kekurangamenggunakan.html,

diakses tanggal 21 Oktober 2018

[10] Fauzi “Kelebihan dan Kekurangan Software Open Source”. http://uzi-online.blogspot.com/2013/04/kelebihan-kekurangan-software-open-source.html, diakses 21 Oktober 2018

[11]Vincentius Wisya Iswara.”Implementasi Repository Institusi : Perbandingan aplikasi Open Source.” http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/779/jbptunikompp-gdl-fpptijawat-38905-1-implemen-i.pdf, didownload 21 Oktober 2018

MAKALAH PENGELOLAAN INFORMASI

Author

Related Posts

0 komentar

Popular Posts